|
|
Vraag:
Vallen alle archieven onder de Archiefwet?
Antwoord:
Nee. De Archiefwet regelt alleen het beheer en de blijvende bewaring van overheidsarchieven. Aan particuliere archieven of aan archieven van bedrijven en particuliere organisaties stelt de Archiefwet in principe geen eisen.
Zelfstandige bestuursorganen hebben wel met de Archiefwet te maken, ook als ze privaatrechtelijk zijn. Meer informatie hierover kunt u vinden in het rapport 'De andere overheidsorganen'
Vraag:
Mag ik mijn archief naar eigen inzicht weggooien?
Antwoord:
Dat hangt ervan af. Als uw organisatie tot de overheid behoort mag u niets zomaar weggooien. Het vernietigen van archiefbescheiden is aan strikte regels en voorwaarden gebonden. Die zijn terug te vinden in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995.
Bent u een particulier persoon, particuliere organisatie of bedrijf dan stelt de Archiefwet geen regels. U moet echter wel rekening houden met bewaarverplichtingen die andere wetten stellen, zoals het Burgerlijk Wetboek, fiscale wetgeving, milieuwetgeving en dergelijke. Zo moet een rechtspersoon de bedrijfsadministratie zeven jaar bewaren. Ook elke belastingplichtige moet zijn financiële bescheiden een aantal jaren bewaren.
Mogelijk gelden voor uw organisatie daarnaast nog specifieke wetten en regels. Denkt u bijvoorbeeld aan de mestboekhouding die landbouwbedrijven krachtens de Meststoffenwet moeten bijhouden.
Vraag:
Moet ik als overheidsorgaan al mijn archieven in een archiefruimte plaatsen?
Antwoord:
Volgens de Archiefwet moeten blijvend te bewaren archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging naar een openbare archiefdienst, worden opgeslagen in een archiefruimte. Het Archiefbesluit stelt strenge eisen aan de bouw en de inrichting van archiefruimten. Die eisen zijn uitgewerkt in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn hoeft u niet per se in een archiefruimte op te slaan. U kunt daarvoor ook een andere ruimte gebruiken, die niet (helemaal) voldoet aan de strenge eisen. Uiteraard moeten de stukken wel beschermd zijn tegen bijvoorbeeld brand, wateroverlast of inbraak. Dat geldt met name voor stukken met een lange vernietigingstermijn of een privacygevoelige inhoud, zoals personeelsdossiers.
Of archiefbescheiden in aanmerking komen voor vernietiging of voor blijvende bewaring, kunt u alleen vaststellen aan de hand van een geldige vernietigings- of selectielijst. Wanneer u die niet heeft, moeten alle archiefbescheiden in een archiefruimte worden bewaard.
Vraag:
Welke sancties zijn er als ik de Archiefwet niet naleef?
Antwoord:
Er is een bestuurlijke sanctie als een overheidsorgaan nalatig is in de zorg voor hun archiefbescheiden. Dat is bestuursdwang, zoals in de Algemene wet bestuursrecht is geregeld. De meest voor de hand liggende vorm is het opleggen van een dwangsom om het overheidsorgaan te dwingen de gewenste maatregelen te nemen.
Bij de centrale overheid heeft de minister van OCenW bovendien de bevoegdheid een aanwijzing te geven dat het betreffende overheidsorgaan de regels moet naleven. Bestuursdwang mag de minister pas toepassen na het geven van een aanwijzing en het voeren van bestuurlijk overleg (de hoge colleges van staat en het Kabinet van de Koningin zijn van bestuursdwang uitgesloten). Gedeputeerde staten kennen de aanwijzingsbevoegdheid niet.
|
Kleitablet en cd-rom: We zijn nog steeds gewend om informatie op papier vast te leggen. Maar ooit schreef men in klei en nu leggen we informatie vast op een CD-ROM. Misschien kijkt de mens van de toekomst met net zo veel verwondering naar ons papier als wij nu naar het kleitablet.
